Уведомление контрагента об изменении реквизитов. Составляем письмо о смене банковских реквизитов организации
Банковские реквизиты используют для проведения расчетных операций между хозяйствующими субъектами (ИП, ООО и т.д.). Нередко организации или частные предприниматели принимают решение о необходимости смены обслуживающего их банка.
О прошедших изменениях следует своевременно оповестить всех контрагентов. В противном случае наступит коллапс хозяйственной деятельности. Письма о смене реквизитов относятся к значимой корреспонденции. Но, несмотря на это, унифицированной формы документа нет.
Кого нужно оповестить о смене реквизитов?
Прислать уведомление об изменении банковских реквизитов организации необходимо всем контрагентам. К ним относят:
- заказчиков;
- поставщиков;
- клиентов;
- остальных контрагентов, с которыми ведется хозяйственная деятельность.
Отправлять письмо в налоговый орган не нужно. Банк сам проинформирует ведомство об изменениях в реквизитах.
Порядок составления уведомления о смене реквизитов фирмы
Законом не установлено строгого регламента составления корреспонденции этого типа, но, конечно же, стилистика послания должна отличаться от . В случае уведомления о смене банковских реквизитов необходимо придерживаться только делового тона. Документ, как правило, содержит:
- Данные адресата и отправителя. При этом требуется указать конкретную должность составителя письма и ФИО руководителя организации.
- Основную часть с новыми банковскими реквизитами.
- Печать организации и подпись директора или любого другого лица, наделенного полномочиями на отправление корреспонденции подобного плана.
Оформлять документ лучше на типовом бланке организации, но допускается использование простого листа формата А4. Предпочтительнее первый вариант - он придает посланию больше официальности и акцентирует на себе внимание.
Важно: после отправки письма о смене банковских реквизитов в журнал исходящей корреспонденции вносится соответствующая правка. При разногласии с контрагентом это позволит доказать, что ошибка при проведении денежных операций лежит именно на партнере по бизнесу.
В основную часть уведомления следует включить:
- номер нового расчетного счета;
- название финансового учреждения, в котором открыт счет;
- БИК банка;
- корреспондентский счет финучреждения.
Необходимо дополнительно указать дату, с которой прежние реквизиты утратили актуальность. Информация в письме вносится в , что позволит бухгалтерам фирмы-контрагента избежать вероятных недоразумений, возникающих при проведении расчетов.
Образец письма о смене банковских реквизитов организации
Стандартной формы письма о смене банковских реквизитов нет. Корреспонденция составляется в произвольном виде, с учетом представленных ранее рекомендаций. Иногда пользуются и готовыми образцами, скаченными из Интернета. Естественно, их необходимо адаптировать под каждую конкретную ситуацию.
Последствия неуведомления контрагентов
Если вовремя не отправить письмо о смене банковских реквизитов контрагентам, то может произойти сбой в работе и своевременном получении платежей. При этом выставить партнерам пени или обратиться в суд не получится. Вина за несвоевременное информирование будет полностью лежать на организации, не уведомившей в срок о прошедших изменениях. Конечно, новые реквизиты можно узнать и при , но каждый день проводить подобную операцию никому и в голову не придет.
Подводим итоги
Как и любую другую деловую корреспонденцию, например , письмо о смене банковских реквизитов можно отправить обычной почтой или с помощью курьерской службы. Последний способ доставки быстрее и надежнее. С почтовой службой нередко возникают всевозможные проблемы, связанные с утерей письма или долгой доставкой до адресата.
Контрагентов, расположенных в других регионах РФ, информируют с использованием электронной почты или факса. Желательно озадачиться вопросами оповещения партнеров в тот же день, когда и произошли изменения в данных расчетного счета организации.
После открытия юридического лица или приобретения статуса индивидуального предпринимателя может понадобиться уведомление о смене реквизитов. Речь идет и о банковских реквизитах (для расчета), и о смене юридического адреса, наименования и т.п.
Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю , в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.
Пример уведомления о смене реквизитов
Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»
ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346
юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,
ул. Интернациональная, 29
Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.
О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте: “адрес почты”. Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.
Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное .
Генеральный директор А.А. Галевская
Когда составлять уведомление о смене реквизитов
Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.
Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность. Даже если лицензия у банка уже отозвана.
Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов
Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.
При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена или даже . Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.
Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.
Письмо #1:
Уважаемый Иван Иванович ,
Настоящим извещаю Вас, что с [дата] года изменились юридический и почтовый адреса [название организации].
Юридический адрес: [новый адрес].
Почтовый адрес: [новый адрес].
Прошу Вас во всех документах указывать вышеперечисленные изменения в реквизитах [название организации]. Если документы были оформлены после [дата] по старым реквизитам, убедительно прошу отнестись с пониманием и переделать их.
До [дата] в Ваш адрес будет направлено дополнительное соглашение к договору для его подписания.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович ,
Письмо о смене реквизитов
В случае изменения реквизитов организации после того, как все изменения отражены в учредительных документах, юрист компании должен составить письмо и направить его в адреса всех известных контрагентов и кредиторов. Письмо должно быть отпечатано на фирменном бланке предприятия в произвольной форме.
Гражданский Кодекс Российской Федерации обязывает уведомлять о смене реквизитов, что всегда отражается при составлении договоров. Необходимость составлять письмо о смене реквизитов продиктована, прежде всего, тем, что каждый договор обязывает уведомлять любую из сторон о существенных изменениях в условиях договора, а смена реквизитов именно таковым условием и является.
В письме лучше всего не сухо изложить информацию, а по форме обратиться к конкретному человеку по ФИО, а уже после этого сформулировать сам смысл. Завершаться письмо должно подписью уполномоченного исполнительного органа, от имени которого составлено письмо.
Образец письма о смене реквизитов скачать (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 12 073)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Уведомление об изменении банковских реквизитов ООО «ЕС-пром»
В связи со сменой обслуживающего банка произошли изменения в банковских реквизитах ООО «ЕС-пром» . Просим производить оплаты по счетам и действующим договорам с компанией ООО «ЕС-пром» на расчетный счет в Филиале «Газпромбанк» (ОАО) г. Самара.
Уважаемые партнеры!
ООО «ЕС-пром» информирует своих контрагентов об изменении банковских реквизитов компании. В связи с переходом на расчетно-кассовое обслуживание в Самарский филиал «Газпромбанк» (ОАО), с 4 декабря 2013 года просим выполнять производить оплаты по счетам и действующим договорам с компанией ООО «ЕС-пром» по следующим реквизитам:
Семинары
Изменение банковских реквизитов.
Представляем вашему вниманию памятку, на случай, если ваша компания решила сменить банк. Самое сложное при смене банка - это вовремя известить об изменении банковских реквизитов налоговую инспекцию и фонды. Вы существенно облегчите себе жизнь, если не дожидаясь уведомления кредитной организации, уточните у работников банка, открыт ли новый расчетный счет. Своевременно направив сообщения в фонды и ИФНС, вы избежите претензий с их стороны и штрафов.
1. Необходимо подготовить документы для открытия нового расчетного счета. Если ваша компания решила сменить обслуживающий банк, то лучше открыть новый счет еще до того, как будет закрыт старый. Все, что для этого нужно - это подготовить пакет документов и заключить договор с банком. Перечень всех необходимых бумаг прописан в главе 4 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И.
Документы, которые понадобятся для открытия расчетного счета
Почти все документы можно представить в виде копий.Их можно заверить самим, или же это сделает сотрудник банка. В любом случае с собой нужно будет иметь оригиналы документов. Некоторые документы банк может попросить заверить нотариально.
Карточку с образцами подписей вам нужно подготовить самостоятельно. Для этого документа предусмотрена установленная форма в приложении № 1 к Инструкции № 28-И.
Кроме этого банк может потребовать заполнить анкету, составленную в соответствии с требованиями Положения Центрального банка РФ от 19 августа 2004 г. № 262-П. А также дополнительные документы, например выписку из ЕГРЮЛ.
2. Следущее, что вам необходимо будет сделать - сообщить о новом счете в налоговую инспекцию и фонды.
О новом расчетном счете нужно оповестить налоговую, и фонды. Сделать это необходимо в течение семи рабочих дней (подп. 1 п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ и п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). лучше принести уведомления в двух экземплярах, чтобы один из них остался у вас. На втором сотрудник инспекции или фонда поставит отметку о том, что уведомление вы предоставили. Также сообщения можно отправить и ценным письмом с описью вложения.
Как уведомить налоговиков. Уведомить инспекцию нужно по специальной форме № С-09-1. Она утверждена приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362@. Этот же приказ устанавливает и электронный формат сообщения. Если компания опоздает с установленным сроком, то ей грозит штраф в размере 5000 руб. (ст. 118 Налогового кодекса РФ). Директора или другого ответственного за это сотрудника могут оштрафовать на сумму от 1000 до 2000 руб. (ст. 15.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Оповестить о новом счете нужно только налоговую инспекцию по местонахождению вашей компании. Так, не требуется направлять уведомления об открытии счета в инспекцию, где состоит на учете филиал. Крупнейшим налогоплательщикам также нужно направлять сообщения об открытии счетов в ИФНС по своему местонахождению. А не по месту учета в качестве крупнейших налогоплательщиков.
Однако тут возникает вопрос - с какого момента нужно отсчитывать семидневный срок для оповещения инспекции - с момента открытия счета или получения уведомления от банка? Единого мнения на этот счет нет. И налоговики зачастую пытаются оштрафовать компании за нарушение срока. К примеру, если с даты открытия до дня, когда компания получит сообщение от банка, проходит более семи дней.
Хотя, в большинстве случаев, судьи всё же встают на сторону компаний. Так, Президиум ВАС РФ в постановлении от 20 июля 2010 г. № 3018/10 признал точку зрения инспекторов неправомерной и указал: семидневный срок не может исчисляться раньше, чем компания получит официальное подтверждение из банка.
Чтобы спор с проверяющими не дошел до суда, лучше всё-таки подстраховаться заранее. Для этого после того, как договор с банком подписан, нужно позвонить туда и уточнить, открыт ли счет. И если счет открыт, то направьте соответствующее уведомление в ИФНС.
Как уведомить ПФР. Рекомендуемая форма, которую нужно использовать для сообщения о новом счете в Пенсионный фонд РФ, есть на сайте ведомства www. pfrf.ru в разделе «Работодателям/Уплата страховых взносов и представление отчетности/Отчетность и порядок ее представления/Рекомендуемые образцы документов». Пенсионный фонд предлагает плательщикам взносов даже две формы. Одну для сообщения об открытии или закрытии счета, другую на случай, если изменились отдельные реквизиты счета.
Как уведомить ФСС РФ. Форма сообщения в соцстрах приведена в письме ФСС РФ от 28 декабря 2009 г. № 02-10/05-13656. Если компания уведомила фонды о новом счете с опозданием, ответственный работник может быть оштрафован на сумму от 1000 до 2000 руб. (ст. 15.33 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Также сотрудники фонда могут оштрафовать организацию по статье 48 Федерального закона № 212-ФЗ на 50 руб. как за непредставление документов.
3. Следующий шаг - перечислить деньги со старого счета на новый.
Вероятно, на том счете, которым вы больше не планируете пользоваться, остались средства. Поэтому заблаговременно, еще до его закрытия, перечислите остаток денег по новым реквизитам. При расторжении договора банк в любом случае возвращает вам остаток денег либо через кассу, либо перечислит на другой расчетный счет. Но имейте ввиду, что это произойдет не сразу: сотрудникам банка отводится на эту процедуру семь дней после закрытия счета.
4. Затем следует закрыть расчет счёт, который вам больше не нужен. Если вы приняли решение закрыть расчетный счет, то нужно расторгнуть договор с банком. Сделать это вы можете в любое время (ст. 859 Гражданского кодекса РФ). Для этого с вашей стороны достаточно просто заявления.
Закрывая расчетный счет, не забудьте сдать в банк все неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками (п. 8.4 Инструкции № 28-И).
Банк обязан закрыть счет и в том случае, если у вас есть неисполненные расчетные документы (п. 8.5 Инструкции № 28-И). Даже если это требования от налоговой инспекции или судебных приставов. В подобной ситуации платежные документы банк направит взыскателям обратно, указав причину, по которой снять деньги нельзя.
Если же на счете нет средств и вы не проводили по нему никаких операций в течение двух лет, то банк может закрыть его в одностороннем порядке (п. 1.1 ст. 859 Гражданского кодекса РФ). То же самое возможно в ситуации, когда на вашем счете недостаточно средств для комиссий, которые предусматривает банковский договор. В таком случае банк отправит вам уведомление с просьбой внести недостающую сумму. И если вы ее не внесете в течение месяца, суд имеет право закрыть счет по требованию банка (п. 2 ст. 859 Гражданского кодекса РФ).
5. После этого необходимо снова оповестить налоговую и фонды о закрытии счета. Необходимо разослать в течение семи дней уведомления в ИФНС и внебюджетные фонды, так как законодательство обязывает информировать их и о закрытии расчетных счетов. Все формы документов идентичны описанным выше (когда речь шла об открытии счета). Если же компания забыла известить налоговую (фонды) о закрытии счета или сделала это позже срока, то штрафы за это такие же, как в ситуации с открытием счета.
6. Теперь осталось сообщить новые данные контрагентам. Важно не забыть известить контрагентов о новых банковских реквизитах. В противном случае компания рискует не получить оплату своевременно. Сообщить о новом счете можно при помощи письма, в котором вы обозначите все новые данные по расчетному счету.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов - документ, который является одним из видов деловой переписки на предприятии. Необходимость написания данного документа появляется в случае внесения изменений в учредительные документы предприятия.
Реквизиты предприятия являются обязательным условием заключенного договора. В связи с этим, необходимо проинформировать всех контрагентов и кредиторов относительно их смены. Данная обязанность, касающаяся информирования контрагентов предусмотрена Гражданским Кодексом Российской Федерации.
Письмо о смене реквизитов составляется в одинаковом для всех контрагентов, а так же кредиторов предприятия виде, независимо от их деятельности и форм собственности. Документ в обязательном порядке должен быть заверен юридически.
Письмо о смене реквизитов предполагает отображение следующей информации:
В тексте письма целесообразно упомянуть, что изменение реквизитов ни в коем случае не влечет за собой изменения прав и обязанностей сторон или же иных положений ранее заключенного договора. Так же сделать пометку о недействительности старых реквизитов с конкретного числа. Данная информация служит мерой предосторожности, для возможных разногласий между контрагентами.
Письмо о смене реквизитов не имеет специализированного бланка написания. В связи с этим, данный документ составляется на фирменном бланке предприятия либо в письменном, либо в электронном виде. При этом используется произвольная форма написания в официально-деловом стиле. Документ может быть доставлен до контрагентов в виде почтового письма (желательно с пометкой о получении), факса или же посредством электронной почты.
Форма письма о реквизитахБЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Директору Департамента бухгалтерского
учёта - главному бухгалтеру
Т.В. АНТОНОВОЙ
Уважаемая Татьяна Викторовна!
Сообщаем Вам следующую информацию о реквизитах организации:
1. Номера государственных контрактов (соглашений), заключенных между Исполнителем (Получателем субсидии) и Минобрнауки России
2. ИНН/КПП организации и дата его присвоения
3. ОГРН организации и дата его присвоения
4. Полное наименование организации (должно соответствовать наименованию в Уставе и Свидетельстве о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц)
5. Сокращенное наименование организации (должно соответствовать одному из кратких наименований в Уставе и Свидетельстве о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, и принимаемых в платежных документах как наименовании организации получателя средств)
6. Почтовый адрес
7. Юридический адрес в соответствии с классификатором адресов Российской Федерации (КЛАДР)
9. Наименование банка (по БИК)
10. Наименование отделения банка (если есть)
11. Номер отделения банка (если есть)
12. Расчетный счет
13. Корсчет банка (если есть)
14. ОКОПФ – обязательно
15. ОКВЭД (Общероссийский Классификатор Видов Экономической Деятельности (основной))
16. ОКДП (Общероссийский Классификатор Видов Экономической Деятельности, продукции и услуг (7 цифр))
17. ОКПД (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (по формату xx.xx.xx.xxx))
19. Для организаций, обслуживающихся в территориальных органах федерального казначейства:
19.1. код ТОФК
19.2. Краткое наименование ТОФК
19.3. Лицевой счет организации в ТОФК для получения средств по выполняемым заказам Министерства
ТЕКСТ-ПОЯСНЕНИЕ. УДАЛИТЬ ПОСЛЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ДАННОГО ПУНКТА.
[Бюджетные и автономные учреждения, Получатели субсидий по соглашениям в рамках программных мероприятий 1.1.,1.2.,1.3.,1.4.,2.1. и 2.2., у которых открыты лицевые счета в органах ФК, указывают соответственно 20 и 30 лицевые счета, используемые для учета финансового обеспечения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ)];
[Автономные учреждения, имеющие открытые счета в коммерческих банках, могут указывать реквизиты счета, открытого в коммерческом банке.]
[Бюджетные и автономные учреждения, Получатели субсидий по соглашениям в рамках программных мероприятий 3.1.1. и 3.1.2, у которых открыты лицевые счета в органах ФК, указывают соответственно 21 и 31 лицевые счета, используемые для учета средств с целевыми субсидиями];
[Автономные учреждения могут указывать реквизиты счетов, открытых в финансово-кредитных организациях. Перечисление средств на данные счета в соответствии с нормой 174-ФЗ от 3 ноября 2006 года возможно только при представлении отчетности о фактически произведенных организациейзатратах на выполнение работ. (АВАНСИРОВАНИЕ НЕВОЗМОЖНО )].
20. Ведомственная подчиненность
20.1. Код ведомства по Минфину (074- Минобрнауки)
20.2. Код ОКОГУ
21. Руководитель организации: Ф.И.О., телефон, E-Mail, документ-основание для наделения полномочий
22. Главный бухгалтер: Ф.И.О., телефон, E-Mail, документ-основание для наделения полномочий
23. Фамилия Имя Отчество и E-Mail лица, ответственного за информационное взаимодействие с Департаментом бухгалтерского учёта (управление реквизитами организации и иные процессы взаимодействия)
Руководитель организации подпись ФИО
Главный бухгалтер подпись ФИО
Форма письма о списке уполномоченных представителей
БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
Генеральному директору
ФГБНУ «Дирекция НТП»
Петрову А. Н.
Уважаемый Андрей Николаевич!
Сообщаем Вам перечень лиц, уполномоченных проводить работу по подготовке и получению из ФГБНУ «Дирекция НТП» материалов, связанных с заключением и исполнением государственного контракта (соглашения) № ________________ .
Ф.И.О. представителей, занимаемая должность, контактный телефон, e-mail.
Руководитель организации подпись ФИО
Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Ведь если, скажем, организация поменяла адрес, но не сообщила об этом своему поставщику, в выставленных им счетах-фактурах будут содержаться устаревшие сведения об адресе покупателя. А это станет препятствием для налогового вычета. Или, например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.
Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов - дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.
Информационное письмо на изменение реквизитов: образец
Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.
Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.
Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.
Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.